Aktuelles

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Release 2.1 – Sind Sie fit für den Wechsel?

Das Release 2.1 steht in den Startlöchern. Die letzten Qualitätstests laufen, und wir werden wie geplant vermutlich Ende Oktober die neue Version ausrollen können.

Damit die Umstellung so reibungslos wie möglich verläuft, haben wir eine Orientierungshilfe für Sie zusammengetragen.

Sofern Sie etwas vermissen oder Fragen dazu haben, melden Sie sich gerne bei uns im Support .

Workflow Varianten mit und ohne Datenschnittstelle zum Warenwirtschaftssystem

Grundsätzlich können Daten im HDP-Portal manuell oder automatisiert über Schnittstellen erfasst werden. Hieraus ergeben sich die folgenden prototypischen Abläufe:

Workflow ohne Schnittstellennutzung

  1. Bestellung wird vom Kunden per Email an den Vertrieb gesendet.
  2. Der Vertriebmitarbeiter nimmt die Bestellung entgegen und erfasst diese in seinem Warenwirtschaftssystem
  3. Vertriebmitarbeiter prüft die Lieferfähigkeit hinsichtlich Liefermengen und Lieferdatum
  4. Vertriebmitarbeiter öffnet im HDP-Portal die betreffende Bestellung und bestätigt zeitnah (innerhalb von 24h) die Lieferfähigkeit für alle Positionen.
  5. Vertriebmitarbeiter erfasst in seinem Warenwirtschaftssystem und im HDP-Portal eine Lieferung (beliebig viele Teillieferungen sind möglich) inkl. der entsprechenden Lieferpositionen.
  6. Ein Versandmitarbeiter Kommissioniert und Markiert die Lieferung mit Lieferschein und Metadaten. Hier können Sie ein Beispiel-Formular downloaden (Download Formular)
  7. Versandmitarbeiter komplettiert die Eingaben im HDP-Portal mit der tatsächlichen Packstückanzahl und dem Versanddatum.

    Optional ist es möglich den Lieferschein zusätzlich als PDF-Dokument im HDP-Portal hochzuladen oder diesen im HDP-Portal zu Erzeugen.

  8. Versandmitarbeiter versendet die Lieferung

Workflow für Schnittstellennutzer

  1. Bestellung wird vom Kunden per Email an den Vertrieb gesendet.
  2. Vertriebmitarbeiter nimmt die Bestellung entgegen und bearbeitet diese in seinem Warenwirtschaftssystem (nicht HDP-Portal)
  3. Vertriebmitarbeiter prüft die Lieferfähigkeit hinsichtlich Liefermengen und Lieferdatum
  4. Vertriebmitarbeiter bestätigt zeitnah (innerhalb von 24h) die Lieferfähigkeit für alle Positionen der Bestellung in seinem Warenwirtschaftssystem
  5. Vertriebmitarbeiter erfasst in seinem Warenwirtschaftssystem eine Lieferung (beliebig viele Teillieferungen sind möglich) inkl. der entsprechenden Lieferpositionen.
  6. Versandmitarbeiter kommissioniert und markiert die Lieferung mit Lieferschein und Metadaten. Für die Markierung steht auch ein optionaler Download im HDP-Portal zur Verfügung.
  7. Versandmitarbeiter komplettiert die Eingaben in seinem Warenwirtschaftssystem mit der tatsächlichen Packstückanzahl und dem Versanddatum.

    Optional ist es möglich den Lieferschein zusätzlich als PDF-Dokument in das HDP-Portal hochzuladen oder diesen im HDP-Portal zu Erzeugen.

  8. Versandmitarbeiter versendet die Lieferung

Es gilt zu beachten

Die im HDP-Portal erfassten Lieferungen mit ihren zugehörigen Lieferpositionen dienen auch dem späteren Rechnungsabgleich bei Ihrem Kunden.

Diskrepanzen bezüglich Liefermengen oder Preisstellungen führen automatisch zu Verzögerungen in der Bearbeitung und sind somit zu vermeiden.

Vorbereitende Maßnahmen

1. Verantwortlichkeiten klären und Team zusammenstellen

Datenerfassung für Im- und Export sind zollrelevant. Zolldaten werden in behördlichen Verfahren genutzt und werden auch zu steuerrechtlichen Belangen herangezogen.

Betroffen sind vom Wechsel daher sowohl Ihre kaufmännischen als auch ihre technischen Abteilungen bzw. Rollen. Prozessbeteiligte aus unserer Sicht sind

    • Die
    • Der
    • Der
    • Sowie die als Projektteamleitung

In der Folge sind die Aufgabenbereiche diesen Rollen zugeordnet.

2. Touchpoints

  1. Als moderner Lieferant/Hersteller werden Sie Bestellungen vermutlich per Email von Ihrem Kunden erhalten. Die Empfänger der Bestellungen (z.B. die Speditionspartner) sind bei Ihrem Kunden hinterlegt.

    Stellen Sie sicher, dass diese Mails im Vertrieb bearbeitet werden können.

    Es besteht die Möglichkeit, dass Sie Bestellungen direkt über eine Schnittstelle in Ihr Warenwirtschaftssystem eingespielt bekommen. Hierzu ist eine entsprechende Anbindung erforderlich.
    Sollten Sie diese Anbindung nutzen, ist es zu gewährleisten, dass es einen Abgleich mit den Email-Bestellungen gibt.

  2. Alle Handelswaren, die Ihr Kunde bei Ihnen bestellt, werden in einem weiterführenden Prozess exportiert bzw. zu einem späteren Zeitpunkt unter Umständen auch wieder importiert.

    Hierfür ist es notwendig, alle dem Zollcodex entsprechenden Angaben, zu tätigen.

    Tragen Sie die entsprechenden Daten für Ihre Produkte zusammen und speichern Sie diese entweder in Ihrem HDP Produktkatalog oder wenn Ihre Warenwirtschaft die Möglichkeit hat, in Ihrer Warenwirtschaftssystem.

  3. Wenn Sie über ein Warenwirtschaftssystem verfügen und dieses die Möglichkeit bietet Schnittstellen zu bedienen, klären Sie den Bedarf einer Schnittstellenanbindung zum HDP-Portal in Ihrem gesamten Projektteam.

    Automatisierte Schnittstellen verbessern das Datenhandling und reduzieren damit die Prozesskosten teils erheblich. Mehrfacheingaben oder die Korrektur für manuelle Fehler, die sonst einen Großteil des Aufwandes ausmachen, gehören damit der Vergangenheit an.

  4. Jede Lieferung muss mit ihren Metadaten (Packstückzahl, Versandtermin, Markierung) im HDP-Portal erfasst werden.

    Definieren Sie die Abläufe, wie diese Daten zu erfassen sind und zeitgerecht an das HDP-Portal übermittelt werden. Grundsätzlich müssen alle Lieferungen bis zum Versand in Ihrem Haus im HDP-Portal vollständig erfasst sein.

3. Dokumentation

Dokumentieren Sie die Abläufe und erstellen Sie gegebenen Falls entsprechende Arbeitsplatzbeschreibungen bzw. passen Sie bestehende Arbeitsplatzbeschreibungen entsprechend an.

FAQ: Wie lege ich einen Artikel im Produktkatalog an?

Grundsätzliches

Sämtliche Produktangaben müssen den Vorgaben des gültigen Zollcodex entsprechen. Der Anwender ist für die Richtigkeit aller Angaben verantwortlich. HDP prüft nicht die Richtigkeit / Plausibilität Ihrer Angaben! Sollten Sie Fragen zu notwendigen Angaben haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre zuständige Zollbehörde. Die in der Folge genannten Beispiele ersetzen keine Rechtsberatung und sind freibleibend jeglicher Haftung zu verstehen!

Welche Angaben sind in dem Feld < Warenbezeichnung (31.4) > zu tätigen?

Unter Warenbezeichnung ist die übliche Handelsbezeichnung der Ware zu verstehen. Zu beachten ist hier, dass die Bezeichnung in deutscher Sprache formuliert ist. Weiterhin muss die Warenbezeichnung alle notwendigen Informationen enthalten, die zur Ermittlung der Warentarifnummer benötigt werden.

Beispiel

Die Warenbezeichnung „cD12-43“ ist eine eindeutige Warenbezeichnung für ein Maschinenersatzteil der Firma A. Wenn ein Mitarbeiter der Firma A diese Warenbezeichnung in seinem Bestellwesen eingibt, ist jedem weiteren Mitarbeiter des Unternehmens klar worum es geht.

Wenn diese Warenbezeichnung, im Rahmen einer Ausfuhranmeldung, an den Zoll übermittelt wird, kann ein Zöllner daraus keine Warentarifnummer ableiten und die Ausfuhr kann nicht genehmigt werden.

Richtig wäre, wenn die Warenbezeichnung „Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar“ verwendet worden wäre. Jetzt kann der Zöllner überprüfen ob die in Feld < Warennummer (33) > angegebene Warentarifnummer richtig ist oder ob hier ein Fehler vorliegt. Im Fehlerfall wird die Ausfuhr nicht genehmigt!

Das Feld < Warenbezeichnung (31.4) > ist in der Anzahl der Zeichen begrenzt. Häufig werden jedoch weitere Angaben für eine zollkonforme Warenbeschreibung benötigt. Diese können Sie durch die Verwendung von Individualfeldern realisieren.

Welche Angaben sind in dem Feld < Individuelles Feld hinzufügen > zu tätigen?

Durch Betätigung der Schaltfläche < Individuelles Feld hinzufügen > öffnet sich eine Eingabemöglichkeit für die Benennung einer Eigenschaft (Name des individuellen Feldes) und dem zugehörigen Eintrag (Wert).

Sie können beliebig viele Individuelle Felder anlegen. Jedes bereits angelegte Feld steht in der Dropdown-Auswahl des Individualfeld zur Verfügung. Sie können somit artikelübergreifend auf die bereits angelegten Individualfelder zugreifen.

Wenn die Information eines Individualfeldes für die zollrelevante Warenbeschreibung benötigt wird, setzen Sie bitte den Haken in dem Feld <Zollrelevant> unterhalb des Individualfeld Namens. Hierdurch wird der Wert des Individualfeldes der Warenbezeichnung angefügt.

Beispiel

Die Eingabe im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > lautet „Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar“.

Es wurde ein Individualfeld mit dem Namen „Beschaffenheit“ und dem Wert „PVC Stahlgeflecht“ definiert.

Die Ausfuhranmeldung sieht dann wie folgt aus:

Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar

PVC Stahlgeflecht

Wenn der Haken in dem Feld <Zollrelevant> nicht gesetzt wird, dienen die Eingaben dem internen Gebrauch.

Beispiel

Die Eingabe im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > lautet „Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar“.

Es wurde ein Individualfeld mit dem Namen „Artikelnummer Kunde“ und dem Wert „cD12-43“ definiert.

Sie können jetzt in der Startansicht des Produktkataloges den Filter „Individualfelder“ setzen und über die Freitextsuche den Artikel finden, der die Kundenartikelnummer „cD12-43“ hat.

Welche Angaben sind in dem Feld < Warenbezeichnung Englisch > zu tätigen?

Die Warenbezeichnung in englischer Sprache ist keine Anforderung deutscher Behörden. Die Angaben werden für das erstellen von Packlisten benötigt. Die Packlisten werden in der Abwicklung des Warentransportes benötigt.

Beispiel

Ein deutscher Lieferant liefert Kürbiskernöl zu einem deutschen Spediteur. Dieser kommissioniert die Ware mit weiteren Waren auf einer Palette und sendet diese nach Spanien.

Dort wird die Palette von einem weiteren Spediteur (Agenten) in empfang genommen. Dieser hat nun die Aufgabe die Waren an Bord eines Schiffes zu bringen. Auf dem Schiff arbeitet eine internationale Crew. Eine solche Lieferkette erfordert es, dass alle Angaben, in einer für alle verständlichen Sprache, verfasst sind..

Hansa Data Port hat in dem Lieferantenportal einen Algorithmus implementiert, der die Eingabe im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > automatisch in englische Sprache übersetzt. Bitte kontrollieren Sie das Ergebnis dieser Übersetzung und korrigieren es gegebenenfalls.

Welche Angaben sind in dem Feld < Artikelnummer > zu tätigen?

Eine Artikelnummer kennzeichnet alphanumerisch jeden Artikel, den Sie in dem Produktkatalog aufnehmen.

Sie können die Artikelnummer frei wählen.

Wichtig ist nur, dass die die Artikelnummer eindeutig ist. Wenn Sie bereits eine Artikelnummer in Ihrem EDV-System vergeben haben, können Sie diese natürlich auch bei Hansa Data Port verwenden.

Welche Angaben sind in dem Feld < Ursprungsbundesland [Code] > zu tätigen?

Hier geben Sie Auskunft über den Ort an dem die Ware ursprünglich produziert wurde.

Detaillierte Angaben zu dem Feld < Ursprungsbundesland [Code] > erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Zollamt.

Beispiel

Wenn eine Ware in Deutschland produziert wurde, ist der Ländercode für das entsprechende Bundesland, in dem die Ware hergestellt wurde, einzutragen. Sollte die Ware nicht in Deutschland produziert worden sein ist eine „99“ einzutragen.

Welche Angaben sind in dem Feld < Vorangegangenes Verfahren [Code] > zu tätigen?

Der Warenursprung (Herkunft) gibt oft schon Aufschluss darüber, ob und wenn welche zollrechtlichen Verfahren auf die Ware angewendet wurden.

Detaillierte Angaben zu dem Feld < Vorangegangenes Verfahren [Code] > erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Zollamt.

Beispiel

Eine Ware wurde in Deutschland produziert. Der deutsche Verkäufer möchte diese Ware nun aus der EU ausführen. In dem Feld < Vorangegangenes Verfahren [Code] > ist „00“ für „kein vorangegangenes Verfahren“ einzutragen.

Welche Angaben sind in dem Feld < Menge > zu tätigen?

Das Feld < Menge > bezeichnet die Maßzahl, welche sich auf die Warenbeschreibung bezieht.

Beispiel

Die Warenbeschreibung im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > lautet „Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar“.

Bei der Beschreibung handelt sich hier um 1 Stück Schlauch. Somit ist in dem Feld < Menge > eine „1“ einzugeben.

Würde die Warenbeschreibung z.B. ein Schlauch Set definieren, ist in dem Feld < Menge > die entsprechende Anzahl von Schläuchen einzugeben, aus denen dieses Set besteht.

Wichtig: Die Eingabe im Feld < Menge > muss immer zur Eingabe der „besonderen Maßeinheit“ im Feld < besondere Maßeinheit > passen!

Welche Angaben sind in dem Feld < besondere Maßeinheit > zu tätigen?

In diesem Feld geben Sie bitte die passende Maßeinheit für die Warenbeschreibung ein.

Beispiel

Die Warenbeschreibung im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > lautet „Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar“.

Bei der Beschreibung handelt sich hier um 1 Stück Schlauch. Somit ist in dem Feld < besondere Maßeinheit > das Wort „Stück“ einzutragen.

Achtung: Es gibt Waren, für die der Zollcodex, eine „besondere Maßeinheit“ vorgibt! Hier ist es zwingend erforderlich diese dann auch zu verwenden.

Beispiel

Die Warenbeschreibung im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > lautet „Rot Wein …“.

Bei Weinen gilt allgemein, dass die „besondere Maßeinheit“ Liter ist.

Sie müssen also im Feld < besondere Maßeinheit > das Wort „Liter“ eingeben und im Feld < Menge > die zugehörige Maßzahl.

In diesem Beispiel handelt es sich um eine 0,75 Liter Flasche Rotwein. Dem zur Folge ist die Maßzahl „0,75“.

Welche Angaben sind in dem Feld < Verpackungseinheit > zu tätigen?

Die Verpackungseinheit gibt an, wie oft der durch „Warenbezeichnung“, „Menge“ und „besondere Maßeinheit“ beschriebene Artikel in einer Verpackungseinheit vorkommt.

Beispiel

Die Warenbeschreibung im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > lautet „Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar“.

In dem Feld < Menge > wurde eine „1“ eingegeben und in dem Feld < besondere Maßeinheit > das Wort „Stück“.

Die Artikelnummer bezeichnet jedoch ein Gebinde, welches immer aus 5 dieser Schläuche besteht. Dieses Gebinde kann auch nicht getrennt werden und wird immer nur als solches verkauft. In diesem Fall müssen Sie in dem Feld < Verpackungseinheit > die Zahl „5“ eingeben.

Achtung: Beachten Sie bitte, dass die Gewichtsangaben (Feld < Rohmasse in kg (35) > und Feld < Eigenmasse in kg (38) >) sowie die Preisstellung (Feld < Preis pro Kunde >) sich immer auf die gesamte Verpackungseinheit beziehen müssen! Daraus resultierend ist auch die Liefermenge bei der Erfassung einer Lieferung entsprechend zu wählen! In dem genannten Beispiel würde die Liefermenge „1“ bedeuten, dass Sie eine Verpackungseinheit bestehend aus 5 Stück Hydraulikschläuchen liefern! Mit der Liefermenge „2“ würden aus 10 Stück Hydraulikschläuchen geliefert werden usw..

Welche Angaben sind in dem Feld < Warennummer (33) > zu tätigen?

Alle Waren, die ausgeführt oder importiert werden, müssen eine Warentarifnummer enthalten; ohne Warentarifnummer ist eine Ausfuhr oder ein Import nicht möglich.

Warentarifnummern dienen der eindeutigen Identifikation von Warenströmen und sind in der Außenhandelsstatistik erfasst.

Anhand der Warennummer werden die Zollsätze bei der Einfuhr, Ein- und Ausfuhrbeschränkungen sowie die jeweils erforderlichen Dokumente festgelegt. Sie sind innerhalb der WTO-Staaten (Welthandelsorganisation) – also nahezu weltweit – gültig.
Quelle: https://www.dashoefer.de/thema/warentarifnummer.html

Detaillierte Angaben zu dem Feld < Warennummer (33) > erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Zollamt.

Beispiel

Eine gültige Warentarifnummer ist: „44013100“ für Holzpellets.

Welche Angaben sind in dem Feld < Warennummer HS > zu tätigen?

Die Eingabe erfolgt automatisch über das Feld < Warennummer (33) >. Gemäß der Anzahl der eingegebenen Ziffern wird das Feld < Warennummer HS > gefüllt.

Detaillierte Angaben zu dem Feld < Warennummer HS > erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Zollamt.

Ein Beispiel

Sie geben in dem Feld < Warennummer (33) > „44013100“ für Holzpellets ein.

Hansa Data Port stellt einen Algorithmus zur Verfügung, der automatisch im Feld < Warennummer HS > „440131“ einträgt.

Welche Angaben sind in dem Feld < Warennummer KN8 > zu tätigen?

Die Eingabe erfolgt automatisch über das Feld < Warennummer (33) >. Gemäß der Anzahl der eingegebenen Ziffern wird das Feld < Warennummer KN8 > gefüllt.

Detaillierte Angaben zu dem Feld < Warennummer KN8 > erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Zollamt.

Beispiel

Sie geben in dem Feld < Warennummer (33) > „44013100“ für Holzpellets ein. Hansa Data Port stellt einen Algorithmus zur Verfügung, der automatisch im Feld < Warennummer KN8 > „44013100“ einträgt.

Welche Angaben sind in dem Feld < Warennummer TARIC > zu tätigen?

Die Eingabe erfolgt automatisch über das Feld < Warennummer (33) >. Gemäß der Anzahl der eingegebenen Ziffern wird das Feld < Warennummer TARIC > gefüllt.

Detaillierte Angaben zu dem Feld < Warennummer TARIC > erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Zollamt.

Beispiel

Sie geben in dem Feld < Warennummer (33) > „4401310000“ für Holzpellets ein. Hansa Data Port stellt einen Algorithmus zur Verfügung, der automatisch im Feld < Warennummer TARIC > „4401310000“ einträgt.

Welche Angaben sind in dem Feld < Warennummer National > zu tätigen?

Die Eingabe erfolgt automatisch über das Feld < Warennummer (33) >. Gemäß der Anzahl der eingegebenen Ziffern wird das Feld < Warennummer National > gefüllt.

Detaillierte Angaben zu dem Feld < Warennummer National > erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Zollamt.

Ein Beispiel: Sie geben in dem Feld < Warennummer (33) > „44013100000“ für Holzpellets ein. Hansa Data Port stellt einen Algorithmus zur Verfügung, der automatisch im Feld < Warennummer National > „44013100000“ einträgt.

Welche Angaben sind in dem Feld < Rohmasse in kg (35) > zu tätigen?

Unter der Angabe Rohmasse versteht man das Bruttogewicht der angegebenen Verpackungseinheit.

Ein Beispiel: Ein Karton Wein wurde erfasst. In dem Feld < Verpackungseinheit > haben Sie eine „6“ eingetragen. Dieses Kennzeichnet, dass der Karton Wein aus 6 Einheiten besteht. Eine Einheit haben Sie im Feld < Menge > und im Feld < besondere Maßeinheit > mit „0,75“ und „Liter“ definiert. Daraus folgt, dass die Rohmasse einer Verpackungseinheit wie folgt errechnet werden muss.
Gewicht Inhalt = 6 x 0,75 Kg (1liter = 1Kg) = 4,5Kg
+ Gewicht Verpackung (leere Flasche) = 6 x 0,5Kg = 3Kg
+ Gewicht Umverpackung = 0,5Kg
= Rohmasse in Kg = 8Kg

Welche Angaben sind in dem Feld < Eigenmasse in kg (38) > zu tätigen?

Unter der Angabe Eigenmasse versteht man das Nettogewicht der Verpackungseinheit.

Ein Beispiel: Ein Karton Wein wurde erfasst. In dem Feld < Verpackungseinheit > haben Sie eine „6“ eingetragen. Dieses Kennzeichnet, dass der Karton Wein aus 6 Einheiten besteht.

Eine Einheit haben Sie im Feld < Menge > und im Feld < besondere Maßeinheit > mit „0,75“ und „Liter“ definiert.

Daraus folgt, dass die Eigenmasse einer Verpackungseinheit wie folgt errechnet werden muss.
Gewicht Inhalt = 6 x 0,75 Kg (1liter = 1Kg) = 4,5Kg = Eigenmasse in Kg

Welche Angaben sind in dem Feld < Gefahrgutnummer > zu tätigen?

Werden als gefährliche Güter nach den einschlägigen Transportvorschriften (ADR, RID, ADNR, IMDG-Code. IATA-DGR) zu klassifizierende Waren ausgeführt, so ist die diesen Waren zugeordnete UN-Gefahrgutnummer anzugeben.

Welche Angaben sind in dem Feld < Preis pro Kunde > zu tätigen?

Hansa Data Port bietet Ihnen die Möglichkeit, Lieferungen für verschiedene Kunden zu erfassen. Sie können in dem jeweiligen Feld < Preis pro Kunde > individuelle Kundenpreise erfassen. Diese werden in einer Ausfuhranmeldung zur Ermittlung des Warenwerts verwendet.

Beispiel

Die Warenbeschreibung im Feld < Warenbezeichnung (31.4) > lautet „Hydraulikschlauchleitung NW6, 2SC 2SC, hoch flexibel, bis 400bar“.

In dem Feld < Menge > wurde eine „1“ eingegeben und in dem Feld < besondere Maßeinheit > das Wort „Stück“.

Als Verpackungseinheit wurde im Feld < Verpackungseinheit > eine „5“ eingegeben, weil es sich um ein entsprechendes Gebinde handelt.

Der Preis für ein solches Gebinde beträgt für den Kunden A €253,50 und für den Kunden B €212,00. Wenn jetzt Kunde A eine Ausfuhranmeldung tätigt wird der Warenwert für Kunde A ermittelt (Liefermenge x Kundenpreis A) entsprechendes gilt für Kunde B.

Optimierter Datenfluss in der Supply-Chain tut not

Der Informationsfluss ist ein Teilbereich des Supply-Chain-Management (SCM). Immer häufiger wird dort der Themenkomplex der „letzten Meile im E-Commerce“ diskutiert.

Häufig beschäftigen sich diese mit dem physischen Handling des Warenverkehrs und seiner Optimierung. Der zugehörige Informationsfluss wird dabei als gegeben betrachtet; eine Email Benachrichtigung, ein Link in ein Web-Portal und schon ist der Empfänger informiert.

Unterschiede zwischen B2C und B2B werden vernachlässigt

Während dieser Informationsfluss im B2C-Geschäft sicherlich ausreichend ist, stellt das B2B Geschäft höhere Anforderungen. Die Qualität des Datenflusses steuert den Einsatz betriebsinterner Ressourcen und gestaltet damit entscheidend den wirtschaftlichen Erfolg dieser Handlungen.

Außen Hui – Innen Pfui?

Moderne Logistik-Hubs optimieren den physischen Warenverkehr weitestgehend. Uns interessierte jedoch, ob es um die Datenflüsse ähnlich gut bestellt ist. Für die Entwicklung des HDP Hansa Data Port Supplierportal haben wir mit den SCM-Stakeholdern bei verschiedenen Unternehmen gesprochen, um deren Datenflüsse zu analysieren.

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse kamen wir zu dem Schluss, dass selbst große Unternehmen, mit einem hohem Digitalisierungsgrad, häufig nicht in der Lage sind, notwendige Informationen innerhalb Ihrem SCM so weiterzugeben, dass die beteiligten Partner diese direkt weiterverarbeiten können! Dies führt zu deutlicher Mehrarbeit durch manuelle Erfassung von Bewegungsdaten und zugehörigen Belegen, die den Lieferprozess unnötig verlangsamen und letztlich verteuern.

Potential Datenflussoptimierung

Während das Innovations- und Kostensenkungspotential des physischen Transports heute bereits erfolgreich realisiert wird, steht die Optimierung des damit zusammenhängenden Datenflusses noch am Anfang. Systemübergreifende Datenformate scheinen hier ein Lösungsansatz zu sein.

Austauschformate vs. zentraler Logistik-Daten-Hub

Jeder der sich schon einmal mit dieser Thematik beschäftig hat, weiß wie schwierig es ist in solchen Formaten unterschiedlichste Anforderungen unterzubringen. Ein vielleicht noch größeres Problem ist es diese Formate in die unzähligen Softwarelösungen am Markt zu integrieren.

Mir scheint der Ansatz des „Logistik-Daten-Hubs“ hier ein wesentlich zielführender zu sein. Ein solcher Hub verfügt über gut definierte Schnittstellen, die den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen IT-Landschaften simpel gestalten.

Jeder Beteiligte sendet und empfängt seine Daten in dem Format, welches ihm die direkte Weiterverarbeitung innerhalb seiner eigenen IT-Landschaft ermöglicht.

Algorithmen innerhalb dieses Logistik-Daten-Hubs ermöglichen es z.B. mittels einer künstlichen Intelligenz Daten zu komplettieren oder durch Plausibilitätschecks fehlerhafte Daten bereits im Vorfeld zu erkennen.

Das HDP-Portal

HDP Hansa Data Port hat dieses Prinzip bereits erfolgreich in der Supply-Chain der Versorgung von Kreuzfahrtschiffen etabliert. Hier wird der Informationsfluss von der Bestellung über den Transport bis zur Zollanmeldung durch einen zentralen Logistik-Daten-Hub unterstützt.
Auf individuelle Wünsche und Notwendigkeiten kann dabei flexibel reagiert werden.

Lieferanten erhalten dadurch Bestellungen, die direkt in ihr ERP-System übernommen werden können. Kunden werden wiederum in ihrem hauseigenen Bestellsystem in Realtime über Teillieferungen, Wareneingänge und Rechnungsabweichungen informiert.
Geschäftsvorgänge können fehlerfrei dokumentiert werden, und Fehler bei der Datenübertragung werden minimiert. Dieses führt zu deutlich effizienterem Handeln und die Fehleranfälligkeit durch „Tippfehler“ wird maßgeblich reduziert.

Interessiert?

Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. Als Ansprechpartner stehe ich, Michael Kohls, Ihnen für weitere Informationen gern zur Verfügung.

Michael Kohls
HDP Hansa Data Port GmbH

Tel:  +49 (0) 40 35 675 07 – 11
M.Kohls@HansaDataPort.de

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Neues zum Release 2.1

Warum gibt es ein neues Release 2.1?

Innerhalb eines Jahres haben sich die Anforderungen unserer Kunden und deren Lieferanten dahingehend verändert, dass beide Parteien nun die Möglichkeiten der Digitalisierung ihrer Daten weiter ausbauen möchten.

Was gibt es Neues?

Verwaltung für Bestellungen

Jede Bestellung enthält neben den Metadaten auch alle einzelnen bestellten Warenpositionen inkl. der zugehörigen Artikelnummer des Lieferanten, der Bestellmenge und dem vereinbarten Preisen.

Über die Metadaten der Bestellung kann der Kunde den Verwendungszweck und damit verbundene Transportmodalitäten bestimmen.

Übertragen sie Bestellungen komfortabel via Schnittstellenanbindung an HDP oder erfassen sie diese auch direkt in der Web-App.

Informationsmodul: Jetzt Infos in Echtzeit

Das neue Informationsmodul liefert Informationen zu einer Bestellung quasi in Echtzeit. Hierunter solche Parameter wie

  • Lieferfähigkeit
  • Teillieferungen
  • Versanddatum
  • Wareneingang beim Empfänger
  • bis hin zu Auskünften auf welcher Palette und in welchem Transportbehältnis (LKW, Container Nummer) die Ware liegt, werden in nahezu Echtzeit übermittelt.

Dokumentenmanagement

Sie haben ab nun die Möglichkeit, pdf-Dokumente wie z.B. ein ABD (Ausfuhrbegleitdokument), eine Ausfuhrbescheinigung oder einen Lieferschein Ihrer Lieferung virtuell beizulegen.

Nutzen Sie hierfür den Upload-Client und jeder Zugriffsberechtigte kann die Dokumente danach einsehen oder mittels Download-Client ausdrucken und weiterverarbeiten.

In diesem Modul ist es auch möglich, eine physische Markierung für Ihre Warenlieferung zu generieren. Diese Markierung enthält alle wichtigen Angaben zur Lieferung in Textform und über einen QR-Code welcher mittels unserer Transport App ausgelesen werden kann!

Was ändert sich für Bestandskunden?

Einige Lieferanten erfassen momentan ihre Lieferungen im Lieferantenportal erst nach erfolgter physischer Lieferung. Dieses wird ab Release 2.1 nicht mehr möglich sein.

Zukünftig können auch keine Lieferungen mehr ohne eine passende Bestellung erfasst werden.

Sollten Sie eine Schnittstelle zum HDP-Portal nutzen, beachten Sie bitte diese beiden Voraussetzungen und setzen sich gegebenenfalls mit uns in Verbindung.

Wie geht es weiter?

Ihre Meinung ist gefragt

In unserem Blog werden wir ab sofort Fachartikel zu einzelnen Funktionen veröffentlichen, um Ihnen den Umstieg zu erleichtern.

Nutzen Sie gern die Kommentarfunktion, um sich in den Entwicklungsprozess mit einzubringen. Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge sind gern gesehen.

Konkretes Releasedatum

Das genaue Datum des Releasewechsel von Release 1.45 auf Release 2.1 werden wir über die Startseite der Web-App, einen Newsletter sowie auf unserer Homepage https://www.hansadataport.de/aktuelles bekannt machen.

Mein Vertrag mit HDP läuft aus, was ist zu tun?

Die bisherigen Vertragsmodalitäten behalten bis auf weiteres ihre Gültigkeit.

Wenn Sie Ihren Vertrag verlängern möchten, können Sie dies sehr gerne tun. Sollte sich durch das Release etwas ändern, melden wir uns bei Ihnen.

Selbstverständlich haben Sie bei Vertragsänderungen auch ein außerordentliches Kündigungsrecht.